Mitä kiinteistöhuoltosopimuksen tulisi sisältää? Taloyhtiön hallituksen tarkistuslista
Tiesitkö, että Pirkanmaan Laatuisännöinti Oy:llä on myös kiinteistöhuoltotoimintaa Tampereella ja Kangasalla. Kiinteistöhoitopalveluja tarjoamme aputoiminimellä Kangasalan Kiinteistöpalvelu.
Kiinteistöhuolto on yksi taloyhtiön tärkeimmistä palveluista. Hyvin hoidettu kiinteistö säilyttää arvonsa paremmin, asukkaat viihtyvät ja monet ongelmat voidaan ehkäistä ennen kuin ne kasvavat kalliiksi korjauksiksi.
Kaikki kiinteistöhuoltosopimukset eivät kuitenkaan ole samanlaisia. Pelkkä kuukausihinta kertoo harvoin koko totuutta, sillä palveluiden sisällössä voi olla merkittäviä eroja.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä taloyhtiön hallituksen kannattaa tarkistaa ennen kiinteistöhuoltosopimuksen allekirjoittamista tai palvelun kilpailuttamista. Tästä linkistä voi lukea lisää kiinteistöhuollostamme Kangasalan Kiinteistöpalvelusta, joka toimii Kangasalla ja itä-Tampereella laajentuen yhä edelleen.
Mikä on kiinteistöhuollon tehtävä?
Kiinteistöhuollon tavoitteena on huolehtia kiinteistön päivittäisestä toimivuudesta, turvallisuudesta ja kunnossapidosta.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- piha-alueiden hoitoa
- talvikunnossapitoa
- teknisten järjestelmien tarkastuksia
- pienkorjauksia
- vikailmoitusten käsittelyä
- huoltokirjan ylläpitoa
- talotekniikan seurantaa
Laadukas kiinteistöhuolto auttaa hallitusta ennakoimaan korjaustarpeita sen sijaan, että ongelmiin joudutaan reagoimaan vasta vahingon tapahduttua.
Mitä kiinteistöhuollon kuukausihintaan kuuluu?
Tämä on yksi tärkeimmistä kysymyksistä tarjousvertailussa.
Hallituksen kannattaa pyytää tarjoajalta selkeä listaus siitä:
- mitä töitä kuukausiveloitus sisältää
- mitä töitä laskutetaan erikseen
- millä hinnoilla lisätyöt veloitetaan
- kuinka nopeasti palvelua on saatavilla
Yllättävän usein halvin tarjous sisältää vain osan niistä tehtävistä, joita taloyhtiö käytännössä tarvitsee.
Talvikunnossapito on syytä määritellä tarkasti
Taloyhtiöiden yleisimpiä reklamaatioiden aiheita ovat:
- lumenpoisto
- hiekoitus
- liukkaudentorjunta
- kulkuväylien turvallisuus
Sopimuksessa tulisi määritellä ainakin:
- milloin auraus aloitetaan
- lumensyvyyden lähtöraja
- hiekoituksen vasteajat
- vastuut poikkeuksellisissa sääolosuhteissa
- päivystyskäytännöt
Epämääräiset kirjaukset johtavat helposti ristiriitoihin ja tulkintaongelmiin.
Huoltokirjan ylläpito kuuluu nykyaikaiseen kiinteistöhuoltoon
Ajantasainen huoltokirja auttaa:
- suunnittelemaan huoltotoimenpiteitä
- dokumentoimaan tehdyt työt
- havaitsemaan toistuvat ongelmat
- tukemaan pitkän aikavälin kunnossapitoa
Hallituksen kannattaa selvittää, miten huoltokirjan ylläpito käytännössä toteutetaan ja kuinka tieto on taloyhtiön käytettävissä.
Kangasalan Kiinteistöpalvelulla on aina käytössään huoltokirja, jota noudatetaan. Hallitus voi tarkastella Hausvisen asukassivuilla mitä töitä on tehty.
Miten vikailmoitukset käsitellään?
Asukkaiden näkökulmasta yksi tärkeimmistä laatutekijöistä on vikailmoitusten käsittelyn sujuvuus.
Hallituksen kannattaa selvittää:
- miten vikailmoitukset tehdään
- kuka ne vastaanottaa
- kuinka nopeasti niihin reagoidaan
- miten niiden etenemistä seurataan
- saavatko asukkaat tiedon työn valmistumisesta
Nopea reagointi lisää sekä turvallisuutta että asukastyytyväisyyttä.
Kangasalan Kiinteistöpalvelussa on käytössään Avux työnohjausjärjestelmä, joka valvoo töiden ripeää ja oikeanlaista suorittamista. Mikään vikailmoitus ei pääse unohtumaan.
Onko palveluntuottajalla riittävät resurssit?
Kiinteistöhuoltoa kilpailutettaessa kannattaa hinnan lisäksi arvioida:
- henkilöstön määrä
- sijaisjärjestelyt
- kaluston kunto
- paikallinen toiminta-alue
- päivystysvalmius
Halvin tarjous ei auta, jos palvelua ei ole saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan.
Kangasalan Kiinteistöpalvelulla on yli 10 huoltomiestä. Kalusto on uudehkoa ja hyvin huollettua.
Milloin kiinteistöhuolto kannattaa kilpailuttaa?
Kilpailutusta kannattaa harkita esimerkiksi silloin, kun:
- palvelun laatu vaihtelee
- yhteydenpito ei toimi
- vasteajat ovat pitkiä
- kustannukset ovat nousseet merkittävästi
- taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet
- nykyinen sopimus on ollut voimassa useita vuosia
Kilpailutuksen tavoitteena tulisi olla sekä parempi palvelu että selkeämpi kokonaisuus.
Hallituksen tarkistuslista
Ennen päätöksentekoa varmista ainakin seuraavat asiat:
☐ Huoltotyöt on määritelty selkeästi
☐ Lisätyöhinnoittelu on läpinäkyvä
☐ Talvikunnossapidon rajat on kirjattu
☐ Päivystyskäytännöt ovat selvät
☐ Huoltokirjan ylläpidosta on sovittu
☐ Vikailmoitusprosessi on dokumentoitu
☐ Sijaisjärjestelyt ovat kunnossa
☐ Raportointikäytännöt on sovittu
Usein kysytyt kysymykset
Mitä kiinteistöhuolto maksaa taloyhtiölle?
Hinta riippuu muun muassa kiinteistön koosta, palveluiden laajuudesta ja kohteen sijainnista. Tarjouksia vertailtaessa kannattaa tarkastella myös palvelun sisältöä eikä pelkkää kuukausihintaa.
Kuuluuko lumen auraus kiinteistöhuoltoon?
Useimmiten kyllä, mutta palvelun tarkka sisältö määritellään sopimuksessa.
Kuinka usein kiinteistöhuolto kannattaa kilpailuttaa?
Tyypillisesti 5-10 vuoden välein tai silloin, kun palvelun laatu tai taloyhtiön tarpeet muuttuvat olennaisesti.
Onko taloyhtiönne tyytyväinen nykyiseen kiinteistöhuoltoon?
Pyydä maksuton arvio nykyisistä kiinteistöhuoltopalveluista. Asiantuntijamme käyvät kanssanne läpi nykyisen palvelutason ja auttavat löytämään taloyhtiöllenne sopivan ratkaisun. Tulemme käymään kiinteistöllänne mielellämme. Räätälöimme teille sopivan tarjouksen tarpeidenne mukaisesti. Käytössämme on myös oma puutarhuri, joka on piha-alueiden asiantuntija. Hän voi tehdä myös tarvittaessa ehdotuksia piha-alueen suunnittelusta ja kasvien hoidosta.
Pyydä tarjous kiinteistöhuollosta
T. Markku Karjanmaa, huoltopäällikkö, Kangasalan Kiinteistöpalvelu (Pirkanmaan Laatuisännöinti Oy)
